Agent·e de gestion de programme

Résumé des fonctions

Encadré par un gestionnaire, l’agent de gestion de programme contribue à l’exécution d’un programme de recherche, produit des documents et coordonne et diffuse de l’information à l’appui de la gestion des programmes.

Les principales responsabilités du titulaire comprennent notamment la gestion des connaissances, le soutien de la recherche, la coordination, le suivi et l’évaluation de programme, la communication, l’établissement de réseaux, ainsi que la liaison avec les intervenants clés internes et externes du Centre.

Tâches ou responsabilités principales

Coordination du programme

• Coordonner, recueillir et centraliser toute l’information sur les activités du programme (dont les extrants de recherche et les indicateurs de rendement du programme)
• Préparer et coordonner les documents relatifs au programme (tels que les plans de travail annuels, les notes d’identification de projet, les stratégies de communication, les plans d’évaluation, les documents d’information et les rapports sur les projets, les rapports destinés aux bailleurs de fonds, les comptes rendus de réunions), pour les besoins de l’équipe du programme et en réponse aux demandes particulières de la direction du Centre
• Suivre de près le temps mis à répondre aux notes conceptuelles et aux propositions présentées, afin d’évaluer le taux de réponse du programme
• Élaborer et mettre en œuvre des processus ayant pour but d’assurer le déroulement harmonieux du travail au sein de l’équipe et une bonne collaboration avec les autres services du Centre
• Faire fonction de première personne-ressource pour les demandes de renseignements au sujet du programme
• Formuler des recommandations sur le contenu et les opérations dans le but d’améliorer le travail au sein du programme
• Coordonner la mise en œuvre des plans de suivi et d’évaluation du programme
• Coordonner l’établissement de liens entre le CRDI et des partenaires externes, des bailleurs de fonds, des organismes de l’ONU, des ONG et des gouvernements relativement à des éléments qui ont trait au programme, afin de faire connaître les travaux du programme, de faciliter la collaboration dans le cadre d’activités conjointes et d’assurer des relations de travail harmonieuses
• Faire fonction d’agent·e de liaison avec des établissements canadiens clés afin d’assurer des relations de travail harmonieuses
• Organiser et coordonner des réunions, des journées de réflexion, des rencontres internationales et des conférences réunissant le réseau de partenaires du programme, préparer des documents d’information, transmettre l’ordre du jour et offrir un soutien général afin d’accroître l’efficacité des réunions
• Effectuer, à l’occasion, des déplacements à l’étranger pour participer à des réunions et à des journées de réflexion du programme
• Préparer les procès-verbaux et les comptes rendus des réunions de nature technique, de sorte que les discussions et les décisions soient solidement étayées

Gestion des connaissances

• Repérer et suivre de près les extrants de la recherche et assurer la liaison avec le personnel affecté à la gestion des documents pour veiller à ce qu’ils soient classés et catalogués comme il se doit
• Participer à l’autoévaluation du programme dans le cadre de l’examen externe, ainsi qu’à la préparation du rapport de fin de cycle
• Prendre part à l’analyse des incidences, en adoptant le point de vue du programme dans son ensemble, afin de contribuer à l’apprentissage de l’équipe et aux discussions sur la programmation future
• Réunir les résultats des projets et d’autres extrants, ainsi que les enseignements tirés pour en assurer la diffusion à l’extérieur du Centre
• Examiner les documents relatifs aux projets et au programme et préparer des synthèses des résultats, des décisions et des orientations pour les discussions de l’équipe
• Faire des recherches sur des sujets présentant un intérêt particulier pour le programme, afin d’enrichir les connaissances des membres de l’équipe et de faire avancer le programme
• Préparer, peu après l’approbation (étape 1), un rapport pour chaque projet exigeant un rapport de fin de projet (RFP)
• Suivre de près l’exécution des étapes 1 et 2 des RFP
• Jouer un rôle de premier plan dans l’application du contenu des RFP au sein de l’équipe, notamment la publication des RFP, l’échange de renseignements, l’intégration de l’apprentissage émanant de l’équipe et la production de rapports fondés sur les leçons dégagées des RFP

Soutien à la gestion du programme et à l’élaboration des projets 

• Recueillir et analyser de l’information provenant d’un vaste éventail de sources afin d’étudier différents aspects de questions pertinentes pour le programme et pour son évolution future
• Aider à concevoir les plans d’évaluation
• Aider à organiser et à gérer des concours de recherche (pour l’attribution de subventions), notamment établir des lignes directrices, publier des appels à propositions, trouver des examinateurs·trices et veiller à ce que les propositions reçues soient examinées sans tarder
• Effectuer la sélection préliminaire des notes conceptuelles et des propositions de recherche, et aider à les administrer
• Contribuer à la préparation des documents d’approbation de projet
• Aider à produire des propositions et des rapports d’étape à l’intention de bailleurs de fonds externes pour les projets financés par d’autres organismes que le Centre et fournir au besoin des mises à jour périodiques sur les projets

Communications

• Diriger l’élaboration d’une stratégie de communication à l’intention de publics internes et externes, et en coordonner la mise en œuvre
• Contribuer, en collaboration avec l’équipe du programme et d’autres membres du personnel du CRDI, à la rédaction et à la révision de rapports, de documents spéciaux, de recensions, d’articles destinés à des revues spécialisées ou à des bulletins, de manuscrits et d’autres documents devant être publiés ou présentés
• Gérer le site Web du programme, mettre à jour l’information, coordonner le contenu et préparer des profils de projet
• Préparer et coordonner la production de textes, de matériel graphique et visuel et de contenu destinés au site Web et aux médias sociaux aux fins de publication ou de présentation au public (réseautage, relations publiques ou production de revenus)
• Préparer des rapports et des notes d’information sur des extrants de projets destinés à divers publics (spécialistes techniques, universitaires, responsables des politiques et grand public)
• Organiser des réunions, des conférences, des colloques et des ateliers, au pays et à l’étranger, rassembler l’information connexe et en diffuser les extrants aux participants et à certains gestionnaires
• À l’occasion, présenter des exposés ou représenter le Centre au cours de réunions, de conférences, d’ateliers et de colloques

Administration générale

• Tenir à jour la filière d’activités du programme tout au long de l’exercice, notamment suivre de près les cibles fixées relativement aux affectations
• Classer les documents (dont ceux relatifs aux RFP et aux projets ayant de multiples composantes) conformément au protocole requis
• Faire fonction de gardien·ne des documents du programme en veillant à ce que les principaux documents soient consultables et accessibles
• Utiliser les ressources et les applications mises à sa disposition afin d’extraire et de regrouper l’information concernant les projets pour remplir les exigences en matière de production de rapports sur le programme
• Produire et fournir de l’information sur demande, souvent de manière urgente, à l’intention de publics internes et externes
• Effectuer la présélection et coordonner le processus de sélection des stagiaires et des titulaires de bourses du programme et des étudiant·e·s embauché·e·s pour l’été

Connaissances professionnelles

Études

• Diplôme universitaire de premier cycle dans une discipline pertinente aux programmes

Expérience

• Trois (3) années d’expérience professionnelle pertinente

Complexité du travail

L’agent·e de gestion de programme doit :

• avoir une bonne connaissance générale des activités du programme;
• faire fonction de première personne-ressource pour les communications internes et externes;
• aider à gérer l’évolution du programme;
• aider à assurer une gestion adéquate de la filière de projets et du programme;
• être la principale personne-ressource du programme en matière de gestion de l’information;
• aider les autres membres de l’équipe et le/la chef du programme à assurer le bon fonctionnement de l’équipe;
• aider au besoin le/la directeur·trice et des membres de la haute direction à exécuter des tâches particulières.

Autres commentaires

Compétences linguistiques

• Les compétences linguistiques requises pour occuper ce poste sont variables, et les exigences sont déterminées au cas par cas.