Gestionnaire, Administration des subventions (h/f)

Résumé des fonctions

En qualité de personne-ressource clé, le gestionnaire doit donner des conseils éclairés en matière d’administration des subventions, de gestion des risques et de gestion financière pendant tout le cycle de vie des projets ou programmes. Il supervise toutes les activités liées à la gestion et au contrôle des projets, fournit des conseils et approuve les exceptions ou les déviations par rapport aux politiques et procédures en vigueur.

En tant que membre à part entière de l’équipe de gestion de la Division, le ou la titulaire du poste participe aux discussions stratégiques et opérationnelles importantes et à la prise de décisions concernant les enjeux, les priorités, les systèmes, les processus, les indicateurs de rendement et les ressources humaines dans le domaine de la gestion des subventions. Le gestionnaire des subventions fournit une orientation stratégique et contribue au développement de politiques et démarre des projets en vue d’appuyer les objectifs stratégiques du Centre. Ceci inclue le développement de plans de travail qui guident le travail de l’équipe de professionnels et d’employés de l’administration des subventions.

En outre, le gestionnaire examine toutes les ententes avec les bailleurs de fonds, surveille les résultats des programmes financés au moyen de fonds de sources externes et donne des conseils aux gestionnaires de programme sur l’application des budgets de ces programmes.

Enfin, le gestionnaire doit aussi effectuer des analyses des risques institutionnels pour certaines institutions bénéficiaires, participer à l’établissement et à la surveillance des prévisions en matière de dépenses de projet, revoir continuellement les politiques et les procédures pour en évaluer l’efficacité et l’efficience et assurer également une saine administration des ressources du CRDI.

Principales taches ou responsabilités

Conseiller principal

• Donner des conseils éclairés au personnel de la Direction générale des programmes et des partenariats (DGPP), de Stratégie générale et gestion régionale (SGGR), y compris les gestionnaires principaux, et de l’administration des subventions, sur une interprétation et une application adéquates des politiques et des procédures du CRDI liées à la conception de projet, à la gestion des risques, à l’administration des subventions et à la gestion financière afin de veiller à ce qu’une saine administration des ressources soit harmonisée aux priorités générales.
• Conseiller les cadres supérieurs (vice-présidents et directeurs) en ce qui a trait aux affectations, aux dépenses et aux engagements afférents aux programmes afin de réaliser les prévisions en matière de dépenses de projet.

Administration et contrôle des projets

Le gestionnaire doit superviser tous les aspects de l’administration des projets, c’est-à-dire de la préparation des documents d’approbation de projet et des accords juridiques jusqu’à la clôture officielle du projet. Plus précisément :
• Aider les agents d’administration à examiner les documents d’approbation de projet afin d’assurer la conformité aux politiques et procédures du CRDI et de veiller à ce que le traitement administratif corresponde au risque administratif du bénéficiaire.
• Surveiller la préparation des accords juridiques et leur diffusion aux institutions et aux particuliers bénéficiaires, ce qui englobe la prestation de conseils au personnel en matière de rédaction d’accords juridiques.
• Analyser, recommander des modifications ou approuver des exceptions dans des domaines comme la surveillance financière, la gestion des risques, les affaires contractuelles et juridiques pour veiller à ce que les résultats respectent les objectifs, politiques et procédures du CRDI.
• Approuver les décaissements qui sont portés aux projets (s’ils sont supérieurs à 75 000 $) ou aux programmes financés au moyen de fonds de sources externes tout en veillant à se conformer aux politiques et procédures appropriées et produire les pièces justificatives adéquates pour les paiements.
• Contrôler la qualité des données financières et administratives contenues dans les systèmes d’information organisationnels en s’assurant que l’information est exacte et fournie en temps opportun pour produire des rapports, fournir des indicateurs de rendement et recommander les mesures à prendre pour toute question relevée pendant l’analyse des données.
• Maintenir un environnement de contrôle interne rationalisé qui garantit que les budgets du Centre sont dépensés de façon économique, efficace et efficiente.
• Coordonner la formation du personnel des programmes sur les aspects financiers et administratifs de la gestion de projets, ce qui suppose établir la liste des personnes visées en collaboration avec l’équipe de gestion de la DGPP et de SGGR, cerner les besoins et aider à offrir la formation.

Gestion et administration de projets et programmes financés au moyen de fonds provenant d’autres bailleurs de fonds

• Donner des conseils éclairés au personnel de programme sur la gestion et l’administration des programmes ou projets financés par des bailleurs de fonds de manière à satisfaire aux exigences de ces derniers tout en les harmonisant au mandat, aux priorités et aux politiques du CRDI.
• Examiner les accords avec les bailleurs de fonds et les budgets sous-jacents d’un point de vue d’administration des subventions en veillant à ce que les accords reflètent de manière exacte les exigences du CRDI (sur les plans juridique, financier, administratif, etc.) et que les répercussions en aval sur le plan des subventions soient acceptables pour le CRDI.
• Définir la structure appropriée pour les programmes financés au moyen de fonds de sources externes de concert avec les gestionnaires des programmes et le chef, Gestion des fonds de sources externes.
• Définir tous les programmes financés au moyen de fonds de sources externes dans les systèmes d’information du CRDI, tant pour le siège que pour les bureaux régionaux, et fournir à ces derniers des directives précises quant à l’administration de ces programmes.
• Aider à établir les budgets annuels des programmes financés au moyen de fonds de sources externes afin de veiller à ce que les budgets d’exploitation et les budgets des programmes soient établis conformément à l’accord signé avec le bailleur de fonds et au budget d’affectation approuvé du CRDI.
• Surveiller les affectations afférentes aux programmes financés au moyen de fonds de sources externes, analyser les résultats par rapport aux budgets et recommander des correctifs au besoin.

Gestion des risques et renforcement des capacités

Le gestionnaire analyse et gère les risques administratifs liés à l’affectation de fonds aux institutions. Ce qui comprend :
• Collaborer avec le personnel des programmes pour veiller à ce que tous les risques importants associés au financement de la recherche menée par une institution bénéficiaire soient repérés, documentés et atténués.
• Assurer une surveillance administrative des documents d’approbation de projet soumis aux vice-présidents ou au président pour signature afin de veiller à ce que l’importance des risques soit établie, que des stratégies d’atténuation soient en place et que le cadre administratif de projet comprenne les étapes appropriées de surveillance de façon à accroître la probabilité de réussite du projet.
• Évaluer l’importance des risques associés aux institutions bénéficiaires au moyen d’une analyse des risques (à distance ou sur place) fondée sur les politiques et procédures établies, le type d’institution, le moment choisi pour la réalisation du projet, les contraintes liées aux déplacements et autres considérations.
• Repérer les besoins et les occasions de renforcement des capacités parmi les organismes demandeurs et recommander des mesures pour permettre la création et l’approvisionnement de politiques et de systèmes ainsi que la formation requise pour atténuer les risques et favoriser une bonne gouvernance financière des projets.

Gestion des dépenses de programme

• Donner des conseils et participer à l’établissement et à la surveillance continue des prévisions en matière d’affectations, d’engagements et de dépenses pour éviter d’importantes déviations par rapport au modèle de prévisions financières approuvé du CRDI.
• Analyser les résultats en matière de dépenses de projet afin de dégager les tendances et les changements dans les régimes de dépenses et recommander des correctifs aux cadres supérieurs.

Amélioration continue des politiques, processus, procédures et systèmes

• Examiner les politiques des autres divisions du CRDI pour en déterminer les répercussions sur les fonctions d’administration des subventions et apporter les changements appropriés aux procédures.
• Examiner les politiques et procédures courantes pour en évaluer l’efficacité et dégager toute occasion d’amélioration.
• Participer à la formulation des politiques et procédures, nouvelles et révisées, et veiller à ce que les processus d’affaires et les systèmes d’information organisationnels soient efficacement intégrés.
• Repérer les besoins et les occasions d’affaires d’améliorer les systèmes d’information, notamment en encourageant les commentaires sur la conception des améliorations et en repérant des ressources pour l’étape d’essai par les utilisateurs.

Direction d’équipe

• Participer, en tant que membre de l’équipe de gestion de la division, au développement de politiques, procédures, lignes directrices, normes et stratégies pour la division afin d’aider la gestion supérieure au siège et dans les bureaux régionaux à tenir des activités de communications à leur niveau.
• Travailler en étroite collaboration avec le directeur et les autres gestionnaires de l’administration des subventions à la détermination d’objectifs, identification des priorités et participer à la planification des activités de la division.
• Gérer une équipe de professionnels et d’employés dans le domaine de l’administration des subventions ce qui inclue les aspects suivants de la gestion des ressources humaines ; embauche, orientation, développement professionnel, planification du travail, le suivi des progrès ainsi que l’évaluation et la gestion du rendement.
• Veille à équilibrer la charge de travail et la formation de toutes les ressources de façon à respecter les normes de service.
• Orienter et conseiller l’équipe afin de conserver un juste équilibre entre la nécessité de fournir un service efficace et dynamique et celle de respecter les objectifs, politiques et procédures du CRDI.
• Encadrer et motiver le personnel, établir ses priorités et suivre de près son rendement, préparer les évaluations du rendement et faire les recommandations de cote, et conseiller le personnel en matière de perfectionnement professionnel.
• Coordonner la réunion semestrielle des experts en la matière qui réunit le personnel de l’administration des subventions du siège ainsi qu’un représentant de chaque bureau régional, ce qui suppose établir l’ordre du jour, s’occuper de la logistique et diriger des séances au besoin.

Supervision

Directe

Jusqu’à quatre agents d’administration des subventions (qui encadrent jusqu’à huit administrateurs de subventions).  (Postes à durée indéterminée)
Employés occasionnels  (Postes à durée déterminée)

Indirecte

Administrateurs de subventions sous la responsabilité des Agents d’administration des subventions

Complexité du travail

Les responsabilités liées à ce poste ont des ramifications à l’échelle du Centre. Le gestionnaire doit superviser des fonctions de gestion financière et d’administration des subventions qui représentent la plus grande partie des dépenses du CRDI (plus de 100 millions de dollars). En fait, plus de 65 % des dépenses du CRDI sont imputables aux projets et aux programmes au sein desquels le gestionnaire prend une part active à la conception initiale et à la surveillance continue des activités. Dans l’acquittement de ses tâches, le gestionnaire contribue considérablement à la réalisation des objectifs stratégiques et opérationnels du CRDI.
Le gestionnaire est un membre à part entière de l’équipe de gestion de la Division. Le ou la titulaire du poste participe aux discussions stratégiques et opérationnelles importantes et à la prise de décisions concernant les enjeux, les priorités, les systèmes, les processus, les indicateurs de rendement et les budgets. À ce titre, il participe activement à l’identification des priorités de la division et au développement et à la mise en œuvre de l’orientation stratégique de la division.
Le gestionnaire doit établir les priorités de son équipe, déterminer les allocations des ressources humaines, gérer le rendement, etc. Le titulaire détient les pleins pouvoirs délégués aux gestionnaire du Centre tel que précisé dans la matrice de délégation des pouvoirs en matière de gestion des ressources humaines, en plus d’être responsable de développer les descriptions de tâches, de sélectionner des candidats, de prendre des décisions de dotation, confirmer la réussite des périodes de probation ou faire une recommandation de fin d’emploi en cours de probation. Le gestionnaire, administration des subventions établi les objectifs de travail et gère le rendement ce qui inclue l’application de mesures disciplinaires écrites et verbales.
À ce titre, le gestionnaire est un conseiller principal clé en pratiques exemplaires dans l’harmonisation de la conception, la mise en œuvre, l’administration et la surveillance avec les politiques et procédures du Centre. Il donne des conseils au personnel de programme, aux cadres supérieurs et au personnel de l’administration des subventions (à Ottawa et dans les régions) tout en veillant à la bonne administration des ressources. Le gestionnaire intervient dans plusieurs domaines, dont l’administration des subventions, la gestion des risques, la gestion financière, l’approvisionnement, les affaires juridiques, les déplacements et les ressources humaines.
Le gestionnaire doit veiller à ce que les politiques et procédures établies soient respectées tout en repérant les questions qu’il doit régler ou aborder avec le cadre supérieur approprié. Ce faisant, le gestionnaire doit collaborer avec d’autres divisions pour veiller à conserver un juste équilibre entre la prestation des services et la bonne administration des ressources.
Le gestionnaire s’assure que l’accord est respecté avant d’approuver tout décaissement porté à des projets ou des programmes financés au moyen de fonds de sources externes (s’ils sont supérieurs à 75 000 $) tout en veillant à se conformer aux politiques et procédures appropriées.
Le gestionnaire doit faire preuve d’autonomie et d’un jugement indépendant, prendre des décisions fondées non seulement sur les politiques établies, mais aussi sur l’interprétation des priorités organisationnelles courantes en matière de programmation ou d’exploitation.
Le gestionnaire agit à titre de directeur en l’absence de ce dernier.