Résumé des fonctions
En tant qu’
agent de gestion de programme, vous contribuerez à la gestion du programme et plus particulièrement en ce qui a trait au développement organisationnel et à la promotion, par la coordination, le suivi, la documentation et la dissémination d’information.
Les responsabilités principales du titulaire consistent notamment à gérer les connaissances, à soutenir la recherche, à coordonner, suivre de près et évaluer le programme, à établir des réseaux, à faciliter les communications et à assurer la liaison avec les intervenants clés à l’intérieur et à l’extérieur du Centre.
Tâches ou responsabilités principales
Coordination de programmes
- Coordonner, recueillir et centraliser toute l’information sur les activités du programme (dont les extrants de recherche et les indicateurs de rendement du programme) dans les systèmes et base de données de l’initiative Think tank (ITT).
- Préparer et coordonner les documents relatifs au programme (tels que les plans de travail annuels, les notes d’identification de projet, les stratégies de communication, les plans d’évaluation, les documents d’information et les rapports sur les projets, les rapports destinés aux bailleurs de fonds, les comptes rendus de réunions), pour les besoins de l’équipe du programme et en réponse à des demandes particulières de la direction du Centre
- Suivre de près le temps mis à répondre aux notes conceptuelles et aux propositions présentées, afin d’évaluer le taux de célérité du programme dans les réponses faites aux demandes reçues
- Élaborer et mettre en oeuvre des processus ayant pour but d’assurer le déroulement harmonieux du travail au sein de l’équipe et une bonne collaboration avec les autres services du Centre
- Faire fonction de première personne-ressource pour les demandes de renseignements au sujet du programme
- Formuler des recommandations sur le contenu et les opérations dans le but d’améliorer le travail au sein du programme
- Coordonner la mise en oeuvre des plans de suivi et d’évaluation
- Aider à coordonner l’établissement de liens entre le CRDI et des partenaires de l’extérieur, des bailleurs de fonds, des organismes de l’ONU, des ONG et des gouvernements relativement à des éléments qui ont trait au programme, afin de faire connaître les travaux du programme, de faciliter la collaboration dans le cadre d’activités conjointes et d’assurer des relations de travail harmonieuses
- Contribuer à établir des relations avec des établissements canadiens clés afin d’assurer des relations de travail harmonieuses
- Organiser et coordonner des réunions, des journées de réflexion, des rencontres internationales et des conférences réunissant le réseau de partenaires du programme et préparer des documents d’information, transmettre l’ordre du jour et offrir un soutien général afin d’accroître l’efficacité des réunions
- Effectuer, à l’occasion, des déplacements à l’étranger pour participer à des réunions et à des journées de réflexion du programme
- Préparer les procès-verbaux et les comptes rendus des réunions de nature technique, de sorte que les discussions et les décisions soient solidement étayées
Gestion des connaissances
- Repérer et suivre de près les extrants de la recherche et assurer la liaison avec le personnel affecté à la gestion des documents pour veiller à ce qu’ils soient classés et catalogués comme il se doit
- Coordonner avec l’aide des consultants le partage de connaissances et de pratiques exemplaires lors des différentes activités du programme
- Participer à l’auto-évaluation du programme dans le cadre de l’examen externe, ainsi qu’à la préparation du rapport de fin de cycle
- Prendre part à l’analyse des incidences, en adoptant le point de vue du programme dans son ensemble, afin de contribuer à l’apprentissage de l’équipe et aux discussions sur la programmation future
- Réunir les résultats des projets et d’autres extrants ainsi que les enseignements tirés pour en assurer la diffusion à l’extérieur du Centre
- Examiner les documents relatifs aux projets et au programme et préparer des synthèses des résultats, des décisions et des orientations pour les discussions de l’équipe
- Suivre de près les discussions et pratiques des autres qui contribuent au domaine en identifiant ce qui est pertinent à l’ITT et aux récipiendaires de subventions surtout en ce qui concerne l’obtention de financement additionnel
- Saisir des données qualitatives et identifier ce qui a trait au cadre d’évaluation de l’initiative, aux objectifs des récipiendaires de subventions et contribuer à l’amélioration de la base de données.
- Faire des recherches sur des sujets présentant un intérêt particulier pour le programme, afin d’enrichir les connaissances des membres de l’équipe et de faire avancer le programme
- Participer à la mise en œuvre des documents de travail de l’ITT incluant la traduction
- Assurer le suivi des rapports financiers et des activités planifiées et complétées des récipiendaires de subventions
- Associer les événements et processus de développement organisationnel aux progrès individuels des récipiendaires de subventions et aux objectifs organisationnels
- Préparer, peu après l’approbation (étape 1), un rapport pour chaque projet exigeant un rapport de fin de projet (RFP)
- Suivre de près l’exécution des étapes 1 et 2 des RFP
- Jouer un rôle de premier plan dans la mise en application du contenu des RFP au sein de l’équipe, notamment en ce qui a trait à la diffusion des RFP, à la mise en commun de l’information, à l’intégration de l’apprentissage émanant de l’équipe et à la production de rapports fondés sur les leçons dégagées des RFP
Soutien à la gestion du programme et au développement organisationnel
- Recueillir et analyser de l’information provenant d’un vaste éventail de sources afin d’étudier différents aspects de questions pertinentes pour le programme et pour son évolution future
- Aider à concevoir les plans d’évaluation
- Aider à organiser et à gérer des concours de recherche (pour l’attribution de subventions), y compris établir des lignes directrices, diffuser des appels à propositions, trouver des examinateurs et veiller à ce que les propositions reçues soient examinées sans tarder
- Suivre de près le travail des consultants et identifier les enjeux émergent.
- Effectuer la sélection préliminaire des notes conceptuelles, des PSR et des propositions de recherche et aider à les administrer
- Contribuer à la préparation des documents d’approbation de projet (DAP)
- Aider à produire des propositions et des rapports d’étape à l’intention de bailleurs de fonds externes pour les projets financés par d’autres organismes que le Centre et produire au besoin des mises à jour périodiques sur les projets
Communications
- Diriger l’élaboration d’une stratégie de communication à l’intention de publics à l’intérieur et à l’extérieur du Centre et en coordonner la mise en oeuvre
- En collaboration avec l’équipe du programme et d’autres membres du personnel du CRDI, aider à la rédaction et à la révision de rapports, de documents spéciaux, de recensions, d’articles destinés à des revues spécialisées ou à des bulletins, de manuscrits et d’autres documents devant être publiés ou présentés
- Gérer le site Web du programme, mettre à jour l’information, coordonner le contenu et préparer des profils de projet
- Préparer et coordonner la production de textes, de matériel graphique et visuel et de contenu destiné au site Web et à des médias sociaux pour présentation au public ou diffusion (à des fins de réseautage, de relations publiques ou de production de revenus)
- Préparer des rapports et des notes d’information sur des extrants de projets destinés à divers publics (spécialistes techniques, universitaires, responsables des politiques et grand public)
- Organiser des réunions, des conférences, des colloques et des ateliers, au pays et à l’étranger, réunir l’information y ayant trait et en diffuser les extrants aux participants et à certains gestionnaires
- À l’occasion, présenter des exposés ou représenter le Centre au cours de réunions, de conférences, de congrès, d’ateliers et de colloques
Administration générale
- Tenir à jour la filière d’activités du programme tout au long de l’exercice, notamment suivre de près les cibles fixées relativement aux affectations
- Classer les documents (dont ceux relatifs aux RFP et aux projets ayant de multiples composantes) conformément au protocole requis
- Faire fonction de gardien des documents du programme en veillant à ce que les principaux documents soient consultables et accessibles
- Utiliser les ressources et les applications mises à sa disposition (dont EPIC) afin d’extraire et de regrouper l’information concernant les projets pour remplir les exigences en matière de production de rapports sur le programme
- Produire et fournir de l’information sur demande, souvent de manière urgente, à l’intention de publics à l’intérieur et à l’extérieur du Centre
- Effectuer la présélection et coordonner le processus de sélection des stagiaires et des boursiers du programme et des étudiants qu’il embauche pour l’été
Complexité du travail
L’agent de gestion de programme doit :
- avoir une bonne connaissance générale des activités des programmes;
- faire fonction de personne-ressource pour les communications à l’intérieur et à l’extérieur du Centre;
- aider à gérer l’évolution du programme;
- aider à assurer une gestion adéquate de la filière de projets et du programme;
- être la personne-ressource du programme en matière de gestion de l’information;
- aider les autres membres de l’équipe et le gestionnaire /chef du programme à assurer le bon fonctionnement de l’équipe;
- aider au besoin le directeur et des membres de la haute direction à exécuter des tâches particulières.