Adjoint de direction (h/f) - Technologie et innovation

Résumé des fonctions

Sous la responsabilité du directeur de domaine de programme Technologie et innovation, fournir de l’aide opérationnelle et administrative au directeur et un ample éventail de services d’administration, de recherche, de coordination et de logistique à l’appui des activités du bureau du directeur et appuyer les activités fonctionnelles de gestion de l’information au domaine de programme.

Le titulaire doit notamment tenir à jour sa connaissance approfondie du CRDI et des activités courantes du domaine de programme, répondre à des demandes générales d’information provenant de l’extérieur et de l’intérieur, assurer les communications électroniques et des services de facilitation, assurer la liaison avec des membres du personnel du domaine de programme, de la direction générale et d’autres directions générales du Centre, des bureaux régionaux, ainsi que des représentants d’autres institutions.

Tâches ou responsabilités principales

Bureau du directeur

Gérer les activités opérationnelles et administratives quotidiennes du directeur, c.‑à‑d. organiser le travail d’arrivée, attribuer des priorités aux demandes qui arrivent, tenir un système de contrôle et effectuer des suivis pour assurer une réponse rapide;
Établir et suivre l’emploi du temps du directeur, c.‑à‑d. organiser ses rendez-vous, répartir son temps et préparer des réunions;
Filtrer la correspondance, répondre aux demandes de renseignements non techniques par correspondance et au téléphone, rédiger de la correspondance sur des demandes de renseignements générales pour la signature du directeur, réunir et résumer l’information nécessaire pour préparer une réponse du directeur. Répondre au téléphone et filtrer des appels, fournir des renseignements généraux et de routine, réacheminer au besoin des appels ou de la correspondance à la personne compétente;
Obtenir, regrouper et extraire des renseignements de dossiers, de publications, de la bibliothèque et de bases de données du Centre, ainsi que d’autres sources, de son propre chef ou à la demande du superviseur, afin de préparer des documents et des documents d’information. Effectuer des recherches pour fournir de l’information à des clients de l’intérieur et de l’extérieur, souvent toutes urgentes, en utilisant des bases de données du Centre et Internet;
Tenir les dossiers confidentiels du directeur. Utiliser les technologies d’information disponibles pour rédiger de la correspondance confidentielle portant sur le personnel et sur d’autres questions de nature délicate dans le domaine de programme ou de la division, la distribuer aux destinataires, et s’assurer que les destinataires, et en particulier ceux des bureaux régionaux, la reçoivent;
Coordonner l’exercice annuel du système d’examen et d’évaluation du rendement (SEER) dans le Domaine de programme/la Division à titre de responsable des documents SEER (y compris pour le personnel des régions). Organiser les réunions entre le directeur et les employés sous sa supervision directe; préparer la documentation et les tables de classement préliminaire fondé sur les commentaires des évaluateurs et transmettre ces tables au coordonnateur du Comité d’examen du SEER;
Consigner les interventions et les décisions administratives aux dossiers gérés par le directeur, classer des documents sur papier ou sur support électronique et tenir un système de contrôle;·
Vérifier les frais de déplacement des membres du personnel (4 à 20) qui relèvent directement du directeur pour la signature de celui‑ci et les transmettre aux Finances pour traitement;
Lire les épreuves de documents produits par le directeur et d’autres membres du personnel du domaine de programme ou de la division;
Prendre les arrangements nécessaires pour les réunions convoquées par le directeur, réserver des salles, établir des ordres du jour, réunir et distribuer des documents d’information et faire fonction de procès-verbal de ces réunions au besoin, c.-à‑d. prendre, résumer, préparer et diffuser des notes et tenir les dossiers de comités;
Représenter le directeur à des réunions auxquelles celui‑ci est incapable d’assister et prendre des notes sur les décisions prises et les suivis requis par le superviseur;
Organiser des ateliers, des conférences, des séminaires et d’autres réunions spéciales, et notamment établir les premiers contacts avec les participants, préparer la documentation à distribuer et répondre au besoin aux demandes particulières des participants. En collaboration étroite avec des membres du personnel de la Division de l’administration des subventions, préparer des contrats de consultation et des lettres de voyage. Coordonner des arrangements administratifs et logistiques pour des visiteurs, prendre des rendez-vous et organiser des présentations pour le personnel du Centre, réunir et fournir des renseignements et des documents d’information;
Organiser les déplacements du directeur au Canada et à l’étranger, c.‑à‑d. demander des itinéraires provisoires, des renseignements sur les prix des billets et les visas directement aux consulats, communiquer avec des hôtes dans leur pays pour organiser des réservations d’hôtel, prendre des rendez-vous, préparer des autorisations de voyage et traiter des frais de déplacement; et
Assurer la liaison avec des membres du personnel du domaine de programme ou de la division en leur communiquant des renseignements pertinents et en coordonnant des réunions du personnel et d’autres activités.

Responsabilités en tant que membre du domaine de programme Technologie et innovation

Participer régulièrement à des réunions de l’équipe de gestion du domaine de programme et de la direction générale et d’autres comités au besoin. Prendre les arrangements nécessaires pour la tenue de réunion, rédiger des ordres du jour, réunir et distribuer des documents d’information;
Tenir les renseignements et les processus budgétaires qui ont trait au domaine de programme ou à la division, c.‑à‑d. utiliser les technologies d’information disponibles pour produire des chiffriers et assurer des suivis;
Coordonner le processus de recrutement à des postes qui relèvent directement du directeur, c.‑à‑d. lancer des demandes de dotation, assurer la liaison avec le jury de sélection et la Division des ressources humaines, organiser la distribution des curriculum vitae (CVs) que doit étudier le jury de sélection, organiser les réunions du jury de sélection, communiquer avec des candidats à inviter à une entrevue, prendre pour eux des arrangements de voyage et de séjour à l’hôtel, établir l’horaire des entrevues et réserver des salles d’entrevue;
Fournir de l’appui administratif et logistique aux maîtres de recherche détachés au domaine de programme;
Fournir de l’orientation, des conseils et de l’aide aux nouveaux membres du personnel du domaine de programme, c.‑à‑d. les informer au sujet des programmes et des procédures du Centre, des systèmes et des programmes informatiques, organiser des rendez-vous avec des membres clés du personnel du Centre, réacheminer les questions aux personnes-ressources compétentes au Centre, et organiser la création de comptes de courrier électronique et de téléphone
Vérifier les rapports téléphoniques et les distribuer à ceux qui relèvent directement du directeur. Assurer que le rapport reflète le nom du membre du personnel en assurant la liaison avec l’administration;
Tenir un inventaire de documents de publicité et de promotion pour le domaine de programme ou la division;
Gérer des listes de distribution et de discussion électroniques pour le compte de la direction du domaine de programme, ajouter et supprimer des abonnés, assurer le suivi des erreurs de distribution, informer les abonnés de changements de configuration; et
S’acquitter d’autres fonctions de son propre chef, conformément aux consignes reçues du directeur, c.‑à‑d. partager la charge de travail avec des adjoints de programme du domaine de programme et d’autres adjoints du directeur à la direction générale, créer des méthodes de travail en équipe, des procédures, etc.

Responsabilités reliées à la Direction générale exercées en collaboration avec d’autres membres du personnel de la DG

Sous la responsabilité du directeur ou de l’équipe de gestion de la Direction générale, aider celle‑ci à réaliser les activités générales de la DG et s’acquitter d’autres fonctions connexes conformément aux conseils reçus, travailler dans une équipe solide avec des adjoints du directeur général et l’agent de recherche de l’équipe de gestion de la Direction générale, partager de l’information et la charge de travail, et s’acquitter d’affectations spéciales comme les suivantes:
- organiser et coordonner des réunions du directeur de domaine de programme / directeur régional (DDP/DR);
- organiser la réunion ouverte de programme;
- collaborer avec l’agent de recherche et l’adjoint de direction du vice-président de la Direction générale chargé, en tant que webmestre, de la tenue du site Intranet de la Direction générale, c.‑à‑d. convertir des documents en format http, demander au webmestre de les publier et assurer que l’information générale est consultable, à jour et complète;
- surveiller les rapports d’activité de tous les membres du personnel de la Direction générale.
Soumettre à l’approbation des directeurs de la Direction générale des recommandations sur des affectations et des réaffectations de locaux et de nouveaux ordinateurs et organiser au besoin des déménagements;
Distribuer des bons de taxi aux membres du personnel de la Direction générale; et
Collaborer avec des collègues pour faciliter le calendrier de travail et coordonner la charge de travail de la Direction générale, et mettre à jour l’information portant sur les réunions et les déplacements prévus du superviseur.