Élaboration d’un plan de gestion des données : Guide à l’intention des demandeurs et des bénéficiaires de subventions

Des informations et des conseils pour vous aider à élaborer un plan de gestion des données (PGD).

Le PGD est un outil de planification destiné à guider le processus de création, de gestion et de communication des données de recherche.

L’énoncé des principes des données ouvertes du CRDI fournit la justification pour encourager les bénéficiaires de subventions à mieux gérer leurs données de recherche et, lorsque c’est possible et faisable, à les rendre librement accessibles.

Le CRDI croit que les données de recherche ouvertes peuvent intensifier la collaboration et multiplier les découvertes scientifiques et favorisent l’exigence scientifique fondamentale de permettre aux autres scientifiques de confirmer ou de remettre en question les résultats de recherche. En tant qu’organismes subventionnaires de la recherche publique, nous devons collaborer pour surmonter les obstacles dans l’obtention des résultats de recherche et des données sous-jacentes qui appuient ces résultats.

Les quatre principes suivants sous-tendent l’Énoncé des principes :

• Le libre accès aux données de recherche a une importance fondamentale dans le contexte de la mission du CRDI;
• La collecte et la gestion des données doivent être organisées de façon à maximiser leur potentiel de diffusion;
• La promotion des données ouvertes ne doit pas imposer un fardeau excessif aux bénéficiaires de subventions du CRDI ni au CRDI;
• Il faut tenir compte de considérations éthiques, culturelles, juridiques ou de propriété intellectuelle, qui peuvent justifier la protection des données ou une limitation de l’accès à celles-ci.

Le processus d’élaboration d’un PGD vise à faire connaître ces principes et à les mettre en pratique.

Avantages de la mise en place d’un PGD pour vos recherches

La préparation et la mise en oeuvre d’un PGD prennent du temps, mais il y a des avantages. Ceux-ci peuvent inclure :

✔  Les travaux préparatoires peuvent permettre de définir les contributions uniques ou des doublons éventuels de données relatives à votre plan de recherche. La duplication de la recherche est coûteuse pour la société et impose un fardeau inutile aux personnes et aux populations qui font l’objet de recherches approfondies.

✔  Les PGD établissent des procédures de gestion des données qui aident les membres de l’équipe à contribuer au processus de recherche et peuvent être particulièrement utiles lorsque des membres de l’équipe de projet quittent ou que de nouveaux membres les rejoignent.

✔  La mise en oeuvre d’un PGD devrait améliorer la capacité de vos collaborateurs de recherche à trouver, comprendre et utiliser les données.

✔  Le respect de votre plan devrait garantir qu’à la fin du projet, d’autres puissent trouver vos données et y accéder.

Selon des études récentes, en communiquant vos données de recherche :

✔  La diffusion des données conduit à une plus grande collaboration et fait progresser la recherche et l’innovation.

✔  Vous aurez plus d’options de publication, car les éditeurs universitaires exigent de plus en plus que les auteurs publient leurs données.

✔  Les publications avec des ensembles de données liés sont plus souvent citées que les articles qui n’en ont pas.

✔  En conservant vos données dans un dépôt public, vous bénéficiez d’un stockage sûr et continu auquel vous n’auriez peut-être pas accès autrement.

Directives du CRDI au sujet des PGD

Les questions posées dans les modèles de PGD sont conçues pour vous aider, vous et le CRDI, à prendre des décisions éclairées. Les modèles de PGD définissent les données qui seront créées, et comment ces données seront gérées, diffusées et préservées. Les modèles comprennent des ressources d’orientation que vous pouvez consulter pour éclairer votre plan.

Le CRDI utilise un PGD de phase 1 et un PGD de phase 2. Les bénéficiaires peuvent être invités à remplir l’un ou l’autre ou les deux selon la possibilité de financement et/ou les conseils fournis par le responsable de projet du CRDI.

• Le PGD de la phase 1 est généralement intégré au processus de demande et fournit une description générale des données et des considérations de planification.
• Le PGD de la phase 2 est un document plus détaillé généralement exigé après qu’un projet a reçu un financement. Si vous avez rempli un PGD de phase 1, bon nombre des questions du présent modèle sont identiques ou similaires. Veuillez consulter ce document et mettre à jour vos réponses en utilisant le modèle de la phase 2.

Bien qu’il y ait une date de soumission pour votre PGD, celui-ci doit être considéré comme un « travail en cours » et mis à jour tout au long du cycle de vie de votre projet. En fonction de la possibilité de financement, vous pouvez recevoir des commentaires sur votre PGD et être invité à mettre à jour votre plan, peu importe que les données soient diffusées ouvertement ou non.

Les ressources ci-dessous fournissent des orientations générales sur les PGD. Les principes de gestion des données de recherche sur lesquels ils s’appuient ont une large application à travers les régions et les disciplines

Ressources d’orientation :

• CESSDA, Data Management Expert Guide. 
• Digital Curation Centre, Example DMPs and Guidance. 
• Digital Curation Centre (2013), DMP Checklist.
• FAIRsharing.org est une ressource informative et éducative sur les normes relatives aux données et aux métadonnées, en relation avec les bases de données et les politiques en matière de données.
• Jones, S. (2011). How to Develop a Data Management and Sharing Plan. DCC How-to Guides. Édimbourg : Digital Curation Centre. 
• UQAM, Gestion des données de recherche. 

Ces documents et les autres ressources énumérées fournissent des orientations générales et doivent être adaptées pour soutenir les spécificités de votre projet de recherche prévu et le contexte dans lequel vous travaillez. Cela est particulièrement important pour les considérations éthiques et juridiques (par exemple, consentement éclairé, vie privée, propriété intellectuelle) qui doivent refléter le contexte spécifique de votre projet de recherche.

Remerciements et invitation à contribuer

Les modèles de PGD ont été créés par le groupe de travail sur les données ouvertes du CRDI. Nous remercions le Digital Curation Centre pour son soutien dans la rédaction de ces modèles.

Le groupe de travail sur les données ouvertes s’intéresse à la diversification des ressources d’orientation fournies dans les modèles et les mettra à jour périodiquement. Les utilisateurs des modèles sont invités à communiquer à leur contact au CRDI des ressources d’orientation supplémentaires dans différentes langues et sur des sujets non couverts actuellement.

Modèles