El kit de solicitud de subvención : un recorrido rápido

Características generales

Sección A: Lista de verificación

Sección B: Resumen del proyecto de investigación propuesto

Sección C: Detalles de los proyectos de investigación

Sección D: Presupuesto de la propuesta y cronograma

Sección E: Calificaciones y experiencia del equipo de investigación

Solicitud formal de financiamiento
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  .

• La sección Documentos corporativos enumera la documentación legal necesaria para establecer la elegibilidad de su institución u organización para recibir fondos, como registros de patentes, actas constitutivas o legislación constituyente.
• En una fecha posterior, pueden solicitarse los documentos mencionados o cualquier otra información que no se haya incluido en el paquete de solicitud. Consulte el documento de la convocatoria para saber cómo solicitar financiamiento en una convocatoria competitiva.
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Los solicitantes deben presentar una reseña de la investigación, mencionar a los socios e indicar cualquier contribución paralela. Es importante señalar todos los países donde se llevarán a cabo las actividades del programa o donde se encuentran las posibles instituciones receptoras.
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Esta sección incluye pautas para el problema de la investigación y sus justificaciones; los objetivos; la metodología; el calendario del proyecto; los resultados y la difusión de las conclusiones; y las instituciones y el personal que participarán en el proyecto.
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• Los solicitantes deben completar el Presupuesto de la propuesta del IDRC como parte de su presentación.

• Las solicitudes deben presentarse en la moneda de trabajo del solicitante (la moneda en la que se llevan los libros contables). No obstante, al ser una corporación de la Corona canadiense, el IDRC restringe todas sus obligaciones contractuales relacionadas con subvenciones y aportes al monto en dólares canadienses que se haya aprobado. El monto de la subvención del IDRC se basa en los costos estimados del proyecto al tipo de cambio entre la moneda de trabajo del proyecto y el dólar canadiense en el momento en que se aprueba el proyecto.

• Las notas del presupuesto son una parte fundamental de la diligencia debida del IDRC y constituyen un elemento esencial del proceso de aprobación. Los razonamientos y los motivos que respaldan cada cifra del presupuesto le permiten al IDRC comprender las actividades que se realizarán, su impacto sobre los costos del proyecto y la razonabilidad de las estimaciones.

• Si el presupuesto no incluye detalles que justifiquen plenamente las estimaciones, es posible que se demore el proceso de aprobación de la subvención, así como los ciclos subsiguientes de presentación de informes financieros y de pagos. Las demoras en el financiamiento pueden afectar los resultados de los proyectos.

• Tenga en cuenta que, en los casos en que la ley limite las transacciones bancarias por parte de entidades financieras canadienses en un país determinado, el IDRC no emprenderá ningún tipo de programa en ese país que implique el envío directo o indirecto de fondos desde Canadá a dicho país.
   

Categorías presupuestarias

Todos los costos del proyecto deben asignarse a una de las ocho categorías presupuestarias. Cada categoría presupuestaria debe incluir las partidas y las notas detalladas suficientes para vincular el presupuesto con el plan de trabajo propuesto.

1. Personal
   Abarca todas las remuneraciones, asignaciones y prestaciones otorgadas al personal y a los asesores contratados para un proyecto específico. Tenga en cuenta que los sueldos no deben exceder el 25 % del presupuesto del proyecto (sin una justificación detallada aprobada por el IDRC).

2. Consultores
   Incluye detalles de los consultores o los subcontratistas necesarios para brindar asesoramiento profesional experto, incluso una estimación de los honorarios por cada servicio.

3. Evaluación
   Incluye la evaluación sistemática de un proyecto, programa, política o cuestión estratégica que valora ya sea los avances para lograr los objetivos o bien la calidad y los efectos de las actividades financiadas por el IDRC.

4. Equipo
   Incluye los equipos que poseen una vida útil de más de un año y que cuesta más de CAD 5000 por unidad. Los equipos que no cumplan estos criterios pueden incluirse como “Gastos de investigación”. Importante:

   • Los fondos otorgados por el IDRC nunca deben usarse para pagar ningún impuesto, ni directo ni indirecto, sobre equipos adquiridos fuera de Canadá.

   • La institución beneficiaria es responsable de todas las coberturas de seguro correspondiente, y el IDRC no asume ninguna responsabilidad por eventuales pérdidas.

   • Los equipos no deben exceder el 20 % del presupuesto del proyecto (a menos que el IDRC apruebe previamente una justificación detallada).

5. Viajes internacionales
   Incluye todos los costos relacionados con viajes internacionales en los que incurra el personal del proyecto mencionado en la categoría Personal del presupuesto propuesto.
   
   Debe seguir los procesos usuales de su institución para gestionar los viajes, pero la clase del viaje se limita a la tarifa económica y los viáticos no pueden exceder las tarifas de viáticos para no empleados del IDRC, según se estipula en los Términos y condiciones generales del acuerdo de subvención.

6. Capacitación
   Incluye los gastos de inscripción y matrícula de todos los investigadores en formación; gastos de subsistencia y otras asignaciones; gastos de capacitación e investigación; y gastos de viajes durante la participación de los investigadores en formación en programas para la obtención de un título o diploma, talleres cortos, trabajos prácticos estudiantiles, capacitación posdoctoral u otras actividades académicas.

7. Gastos indirectos
   Incluye todos los servicios y materiales necesarios para llevar a cabo la investigación.
   
   Todas las propuestas de investigación remitidas al IDRC deberán incluir un plan de difusión de acceso abierto. Los costos relacionados con el acceso abierto a las publicaciones son elegibles y se deben presupuestar en la categoría “Gastos de investigación” (puede obtener más información en la IDRC’s Política de acceso abierto del IDRC).
   
   Cuando la propuesta incluya un esquema de subvención competitiva, el monto asignado a los posibles subbeneficiarios se debe presupuestar en esta categoría. De manera similar, cuando el solicitante actúe en nombre de un consorcio o de una red, las transferencias a otros miembros del consorcio o de la red deben presupuestarse en esta categoría. En ambos casos, cuando se conozca el nombre de los subbeneficiarios, se debe incluir información detallada sobre ellos en el presupuesto de la propuesta, según las instrucciones de la plantilla.

8. Gastos de investigación
   El IDRC espera que los beneficiarios absorban los gastos indirectos o administrativos del proyecto como parte de su aporte a la subvención del IDRC. Cuando una organización tenga una política sostenible de recuperación de costos indirectos, el IDRC puede permitir costos indirectos (consultar a continuación) de hasta un 13 % del total de los costos administrados por el beneficiario del IDRC. El porcentaje de costos indirectos propuestos en el presupuesto no debe exceder el porcentaje de la organización del beneficiario, y debe ser posible su verificación. 

   Cuando un proyecto incluya subbeneficiarios del IDRC que administran una parte del proyecto, el aporte máximo puede compartirse entre la institución que hace la propuesta y la institución que colabora, pero nunca debe exceder el 13 % del presupuesto total en conjunto. 

   Los costos indirectos del proyecto consisten en los costos administrativos que no están relacionados directamente con la investigación. Las partidas de costos indirectos se limitan a lo siguiente:

   • Sueldos y prestaciones del personal que apoya y administra el proyecto, como secretarios, empleados administrativos y contadores.

   • Artículos de escritorio y otros insumos de oficina.

   • Telecomunicaciones (salvo que la naturaleza del proyecto haya justificado una partida del presupuesto específica a tales efectos).

   • Equipos de computación utilizados para la administración o la contabilidad de los desembolsos de la subvención.

Aportes de otros donantes (financiamiento paralela)

Estos aportes consisten en la parte de los fondos que serán otorgados al solicitante directamente por parte de otras entidades de financiamiento internacional para apoyar un proyecto iniciado o coiniciado por el IDRC.

El IDRC no administra fondos paralelos.

Cálculos de aportes locales

Es condición para el financiamiento que el solicitante contribuya financieramente al proyecto. Esto se conoce como “aporte del beneficiario”, y se debe calcular y asentar en el presupuesto de la propuesta. El presupuesto del proyecto también debe reflejar la diferencia entre los aportes en efectivo o en especie:

• Los aportes en efectivo constituyen montos provenientes de los propios recursos del solicitante, de subvenciones privadas o de subvenciones recibidas de autoridades locales, provinciales o nacionales para el proyecto.

• Los aportes en especie incluyen conceptos como sueldos de los empleados, equipos, infraestructura y costos fijos.

Gastos no permisibles

Cuando el IDRC no tenga cláusulas de exención de impuestos en su acuerdo general con el país receptor, los solicitantes deberán absorber el costo de todos los impuestos (en el punto de entrada cuando se importen bienes adquiridos por el proyecto) y de otros tributos directos locales (como los impuestos sobre bienes de capital correspondientes a plantas físicas y equipos). Comuníquese con su contacto de administración de subvenciones para obtener más información.

Los fondos del IDRC no pueden usarse para la compra ni la construcción de nuevos espacios de oficina ni de otro tipo de edificios. Cualquier mejora en el alquiler o la renovación de la oficina debe ser aprobada por el Centro.
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Se incluye lo siguiente:

• Perfil del líder del proyecto, incluidos detalles de contacto.

• Curriculum vitae; idiomas;

• Lista de principales miembros del equipo de investigación.

• Afiliaciones de la organización y rol en el proyecto.
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Además del formulario de solicitud, todos los solicitantes deben presentar una solicitud formal por escrito que demuestre con claridad que la institución respalda la propuesta presentada ante el IDRC. La solicitud formal puede presentarse en una carta o un correo electrónico donde se soliciten los fondos y se describa el compromiso y los aportes del solicitante, ya sea en especie o en efectivo, para el éxito de la propuesta de investigación.

La solicitud formal debe ser enviada por un representante autorizado de la institución a la cual se dirigirá el documento de la subvención.

Notificación de la aprobación

Los plazos para la toma de decisiones con respecto al financiamiento varían, dependiendo de la fecha de recepción de la propuesta completa definitiva y del presupuesto definitivo de la propuesta.

Evaluación financiera y administrativa

A los solicitantes cuya propuesta sea aprobada se les puede pedir que presenten la siguiente documentación para determinar el cumplimiento oportuno de los pagos y la presentación de informes:

• Los estados financieros auditados más recientes*.

• Los últimos estados financieros debidamente autorizados por un oficial financiero si es que no han sido auditados.

• Un organigrama actualizado.

• El índice del manual de políticas y procedimientos, si lo hubiera.

• Una lista de los donantes externos actuales y sus aportes.

• El último informe anual.

• El comprobante de inscripción en un plan de seguridad social o un resumen de las políticas de Recursos Humanos.

*Estos incluyen, entre otros documentos, el balance, el estado de resultados, las notas que forman parte de los estados financieros, el informe del auditor y la carta de fiscalización del auditor.

Cuando los documentos financieros y administrativos estén disponibles para el público en un sitio web, incluya el enlace directo.

Consideraciones especiales: procedimientos de cada país

En algunos casos, el IDRC ha entablado acuerdos para la cooperación científico-técnica con los gobiernos de los países donde respalda proyectos. En los casos en que existan dichos acuerdos, el IDRC puede requerir un proceso de aprobación adicional o alternativo a fin de cumplir con estos acuerdos. De lo contrario, los beneficiarios deben seguir el proceso de aprobación vigente que solicita la autoridad gubernamental. Por lo general, un organismo nodal o coordinador del gobierno se encuentra a cargo de este proceso (esto puede variar según la jurisdicción).

Un representante de administración de subvenciones del IDRC informará al solicitante seleccionado si debe seguir algún procedimiento específico para su país. Solo se celebrará un acuerdo de subvención si se obtiene autorización previa por parte del país. En casos en los que el beneficiario trabaje con subbeneficiarios, los requisitos del país que se apliquen a ellos también se documentarán en el acuerdo de subvención. Es responsabilidad del beneficiario garantizar que los subbeneficiarios cumplan estos requisitos.